Ефективен процес на напускане на служителите?

Назначаването на нови служители във всяка една организация е процес, напълно правилно третиран като приоритет. Перфектната процедура между периода от отправянето на оферта за работа, първият ден в новата работна роля и първите 30 дни от наемане на новите служители, в които те са информирани, подкрепяни и обучавани e от съществено значение, за да се гарантира, че новозавоюваните таланти са удовлетворени от решението си да започнат новата работа при нас.

Докато повечето компании, независимо от сектора или размера, предприемат усилия, за да гарантират, че процесът им по назначване е добър, малцина отдават нужното внимание на процесите, които се случват, когато служителите ни напускат. И все пак именно този аспект от жизнения цикъл на служителите предлага истински, неизползван потенциал за укрепване на бранда като работодател.

Напускането на служителите се случва поради различни причини: от доброволни оставки, свързани с кариерно развитие или лични обстоятелства до нежелани и независещи причини като преструктуриране, съкращения и др. Във всички случаи, за да се гарантира, че процесът на напускането е гладък, фокусът трябва да остане върху „човешката“ част на дейностите по човешки ресурси.

Като предприемете няколко прости стъпки можете  да оцените и подобрите вашия процес на напускане на служителите:

Прегледайте текущия процес

Въпреки че загубата на талант от вашата организация може да дойде като удар, това е неизбежна част от професионалния живот и жизнения цикъл на служителите. Първата стъпка, за да гарантирате, че процесът ви на напускане на служители е добър е като го преразгледате.

Няколко страхотни въпроса, които трябва да си зададете при преразглеждането са:

• Кой отговаря за този процес – това е HR отделът или началниците отдели?
• Каква роля играят другите функционални звена в организацията, като ИТ и Финанси?
• Наясно ли са тези участници за своите отговорности и възможните начини на действие?

Напускащ с много опит в организацията, който работи в рамките на едномесечния или тримесечния си срок на предизвестие, ще изисква различен процес от този нарушил клаузи в договора или поради проблеми с взаимоотношенията в екипа например.

Анализирайте обратната връзка от напускащите

Отлична практика е да провеждате интервю или кратка анкета с напускащите. Факт е, че напускащите или бившите служители предлагат най-доброто разбиране защо служителите напускат. Докато анализирате, търсете теми и проблеми, които са тенденции и помислете как тези теми могат да се отразят на репутацията на бранда на работодателя.

Мотивациите на хората да продължат напред вероятно са споделени с близкия кръг колеги. Още по-вероятно е напускащите служители да продължат да споделят и след излизането си от организацията – с консултанти по подбор, с приятели и познати. Помислете как това може да се отрази на по-широкия пазар на заетостта, ако много лоши теми се говорят по отношение на работодателя.

Всякакви повтарящи се теми служат като червен флаг, че е необходима адекватна намеса. Освен това като адресирате проблемите с червен флаг, изпращате ясно съобщение до текущата си база служители, че сте организация, която цени отзивите на служителите и предприема необходимите действия.

Управление на спазването на договорките

Силният процес на спазване на договорките е от съществено значение не само за осигуряване на гладък процес по напускане, но и от критично значение за осигуряване на защита за вашата организация.

По време на работата си при вас, независимо от тяхната роля и стаж, служителите неизменно ще имат достъп до множество чувствителна и собствена информация за компанията. Вашите вътрешни процедури ще ви помогнат да гарантирате, че когато служителят напусне, правата за достъп до технологии се отнемат в точното време и че дължимите окончателни плащания и обезщетения са правилно изчислени.

Няма по-лесен начин да повлияете на репутацията си като работодател, отколкото чрез премахване на имейл или софтуер за достъп твърде рано или по-късно от последния работен ден. Още по-лошото е да увредите репутацията на бранда на работодател като забавите или неизплатите полагащите се възнаграждения или обезщетения.

Направете приоритет процеса на предаване на работата от напускащия служител

Когато служител напусне е обичайно да има известна  празнина между напускането и откриването на нов служител, който да го замести пълноценно. Тази промяна може да има неизбежно и значително влияние върху производителността на екипа и потенциално, в зависимост от естеството на работата на напускащите, влияние върху клиентите или обслужването на клиентите.

Стремете се да постигнете плавен преход на предаване, когато служителят вече е декларирал желанието си за напускане и му осигурете възможност и време да документира текущите си задачи, подробности за проектите, начини на работа, места за знания и как да реагира новия служител в случаи на типични сценарии.

Като гарантирате, че вашият процес на предаване се управлява като приоритет, вие ограничавате рисковете от спада на производителността. И важното е, че съсредоточавайки времето си за подпомагане на плавния трансфер на знания от заминаващия ви служител, вие му помагате да се чувства ценен за времето, прекарано в работа с вас. Това е показателно, че държите на неговите усилия, експертиза и ангажираност по време на прекараното им време в работа с вашата организация и че ще се облегнете на тях при назначаването на нов служител.

Помогнете напускащия  да запомни момента

Кой не иска да се чувства специален или ценен? Това е част от нашата човешка психология – да имаме нужда от признание.

Фантастична практика е да има култура, в която неща като празнуването на напускането с организиран от компанията обед са норма.
Важно е също така да споделите предстоящото напускане като част от вътрешните комуникации. Ако имате информационен бюлетин за цялата компания това е чудесен начин да обявите тази промяна в компанията. Организирането на малко празненство, обед или вечеря са социална активност, която отчита факта, че губите ценен член от разширеното си семейство на работа и също така изгражда морал с членовете на екипа, които остават с вас в компанията.

Имайте разписани процедури

Нека процесът на напускане бъде толкова гладък, колкото процеса по назначаване. Чрез разработването на силни процедури, в които са разписани правомоцията и възможните сценарии на всеки от функционалните звена в компанията (HR, ИТ, Финансов отдел) ще се допринесе за този гладък процес.

Макар  скоро бившите служители да са основата на живота на друга организация, като направите процесът им по напускане гладък и запомнящ се, ще помогнете на тези служители да се чувстват ценени за своя принос. По този начин вие утвърждавате положителния бранд на вашата компания, а и кой знае – тези експертни служители някой ден може да се върнат отново при вас.